Bevor es EstateMate gab, hat Ari den Bestand seines Family Office mit Excel gesteuert. Software für Immobilienbestände hatte er sich angesehen. Sie hätte mehr gekostet als die Hälfte seines Personals, und bedienen hätten sie vermutlich nur zwei, drei Leute im Büro. Also blieb es bei Excel, mit Mieterlisten in vielen Dateien und Darlehensverträgen in vielen Ordnern. Eine Mieterliste ist aber nur so viel wert wie der Vertrag und die letzte Mieterhöhung dahinter.
Diese Geschichte haben Ari und Christof am 6. Oktober bei BUILTWORLD erzählt. Das Webinar fragte, ob KI einen Millionenbestand besser steuern kann als Excel. Ihre Antwort war vorsichtiger als der Titel: Steuern bleibt Sache des Eigentümers. Die KI kann ihm aber die Arbeit abnehmen, die heute zwischen ihm und seinen Zahlen liegt, wenn sie die richtige Grundlage hat.
Warum ein Chat allein nicht reicht
Der naheliegende Schritt wäre heute, die Mieterlisten und Verträge in einen Chat zu laden. Christof hat im Webinar erklärt, warum das bei einem großen Bestand nicht trägt. Gibt man einem Modell 300 Mietverträge, liest es einen Teil davon und antwortet, als hätte es alle gelesen. Mit dem nächsten Chat ist das Gesamtbild wieder weg. Vor ein, zwei Jahren haben die Modelle außerdem noch munter Zahlen erfunden.
Excel hat das umgekehrte Problem. Es rechnet zuverlässig, aber nur mit dem, was jemand von Hand eingetippt und geprüft hat.
Excel
Rechnet, was man ihm gibt. Die Daten tippt ein Mensch ein und hält sie aktuell.
Chat mit einer KI
Liest einzelne Dokumente schnell. Bei vielen Verträgen liest es nur einen Teil, und der Zusammenhang endet mit dem Chat.
Plattform mit KI
Hält die Daten, ihre Geschichte und die Prüfregeln an einem Ort. Jede Zahl führt zurück zu ihrem Dokument.
Was beiden fehlt, hat Christof in einem Satz beschrieben:
„Die KI arbeitet eigentlich am besten, wenn sie eine Plattform unten drunter hat, wo diese Daten bereits aufbereitet sind, sodass sie einfach darauf zugreifen kann.“
Christof, Mitgründer
Diese Plattform haben wir gebaut. Sie hat drei Teile, und jeder baut auf dem vorigen auf.
Alle Quellen an einem Ort
Die Hausverwaltung kennt Mieter und Zahlungen. Die Bank kennt ihre Darlehen, aber nicht das Portfolio. Der Steuerberater kennt den Jahresabschluss. Nur der Eigentümer braucht alles zusammen, und zwar so aktuell wie möglich.
In EstateMate liegen Objekte, Einheiten und Mietverträge deshalb in einer Datenbank, mit ihrer Geschichte. Ändert sich ein Vertrag oder kommt eine alte Mieterliste dazu, bleibt der Mietverlauf jeder Einheit erhalten. Damit sich diese Datenbank füllt, müssen allerdings zuerst die Dokumente gelesen werden.
Dokumente, die gelesen und geprüft sind
Christof hat im Webinar gezeigt, welchen Weg ein Dokument nimmt, bevor eine Zahl daraus in der Datenbank steht.
Die Maschine scannt das Dokument ein, erkennt die Art, liest die Werte aus und hängt es an die richtige Einheit. Eine zweite KI prüft das Ergebnis, auch darauf, ob die Werte plausibel sind. Den letzten Schritt macht ein Mensch. Er sieht das Dokument neben den ausgelesenen Zahlen, die Fundstellen markiert, und bestätigt.
Diesen Abgleich verlangen wir bis heute bei jedem Dokument. Rund 97 Prozent der Dokumente klassifiziert die KI richtig. Für eine Software, die mit dem Vertrauen in ihre Zahlen steht und fällt, sind die übrigen drei Prozent zu viel, um sie dem Zufall zu überlassen.
„Besser noch einmal klicken zu müssen, als den ganzen Vertrag selber zu lesen und die Zahlen selber reinzutippen.“
Christof, Mitgründer
Für schwierige Auslesungen nutzen wir leistungsstarke Modelle, gehostet in Europa. Kleinere Aufgaben übernehmen selbst gehostete Modelle. Beim Auslesen von Dokumenten lagen offene Modelle teils 20 bis 30 Prozent hinter den stärksten, deshalb entscheidet bei uns die Aufgabe, welches Modell liest.
Jede Zahl mit Herkunft
Der Abgleich sorgt dafür, dass die Zahlen stimmen. Damit der Eigentümer ihnen auch vertraut, muss er sie nachprüfen können. In EstateMate lässt sich deshalb jede angezeigte Zahl anklicken. Steht dort eine Miete, liegt der Mietvertrag direkt daneben. Steht dort eine Kennzahl wie der Nettomietertrag, zeigt ein kleiner Knopf die ganze Rechnung: die Werte aus der Datenbank, die Formel und die Dokumente dahinter.
Was sich ändert, wenn die Grundlage steht
Ari hat im Webinar erzählt, was bei einem Kunden passiert ist, als dessen Verträge zum ersten Mal vollständig eingelesen waren. In einem Gewerbemietvertrag für einen Laden in guter Berliner Lage stand ein Kündigungsrecht, und es lief in einem Monat aus. Ohne Kündigung wäre der Vertrag drei weitere Jahre zu 16 Euro je Quadratmeter gelaufen. Der Kunde hat gekündigt und den Laden für 40 Euro neu vermietet.
Gefunden wurde das Kündigungsrecht, weil die Verträge vollständig in einer Datenbank standen. Von da an genügt ein Filter: alle Verträge, die in den nächsten 24 Monaten auslaufen, mit Option und ohne.
Dieselbe Grundlage trägt auch den Blick nach vorn. Viele Darlehen aus der Niedrigzinsphase laufen gerade aus, und vor jeder Refinanzierung steht die Frage, was der Bestand in den nächsten Jahren abwirft. Die Szenarien dafür rechnen wir mit über 90 Parametern. Die Annahmen muss niemand frei erfinden. Das Tool sieht sich an, wie sich etwa der Leerstand im eigenen Portfolio in den letzten fünf Jahren tatsächlich entwickelt hat, und lernt aus diesen Zahlen.
Und beim Ankauf zeigt die Grundlage, was im Exposé nicht steht. Ein Kunde wollte ein größeres Objekt mit rund 55 Einheiten kaufen und schickte uns 1.800 Dokumente, darunter über 35 Staffelmietverträge. Im Exposé sah das Haus gut aus, mit ordentlicher Durchschnittsmiete und Luft nach oben. Nach mehreren Stunden lag der Ankaufsreport vor. Er zeigte 16 Wohnungen über dem Mietspiegel, bei zwei liefen bereits Streitigkeiten wegen der Mietpreisbremse, und die meisten Staffeln waren über die Mietpreisbremse hinaus fortgeschrieben worden. Zum geplanten Kaufpreis war das Haus damit nicht kaufbar.
Der Eigentümer entscheidet
Zurück zu Aris Excel-Dateien. Die Arbeit, die darin steckte, war Aufbereitung: Listen zusammenführen, Verträge suchen, Zahlen abgleichen. Genau diese Arbeit kann die KI heute übernehmen, wenn sie auf einer sauberen Grundlage aufsetzt. Ob ein Haus gehalten, verkauft oder refinanziert wird, entscheidet weiterhin der Eigentümer. Er entscheidet dann auf Zahlen, deren Herkunft er kennt, und mit der Zeit, die vorher in die Aufbereitung ging.
